En WEPAGO, reconocemos la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de nuestros usuarios, aliados comerciales y cualquier persona que nos proporcione su información en el marco de nuestra operación. Por ello, adoptamos esta Política de Tratamiento de Datos Personales con el objetivo de garantizar un manejo transparente, seguro y conforme a la normativa vigente en cada jurisdicción donde operamos.
Esta política establece los principios, finalidades y procedimientos bajo los cuales recopilamos, almacenamos, utilizamos, transmitimos y protegemos los datos personales, asegurando su uso legítimo y responsable. De igual manera, informamos a los titulares sobre sus derechos y los mecanismos disponibles para ejercerlos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones aplicables.
La presente política aplica a todas las personas naturales cuyos datos sean tratados por WEPAGO, incluyendo pero sin limitarse a: clientes, usuarios, proveedores, aliados estratégicos, empleados y cualquier tercero que tenga relación con la empresa.
Al aceptar los términos de uso de nuestros servicios, registrarse en nuestra plataforma o proporcionar sus datos personales de manera voluntaria, el titular autoriza expresamente a WEPAGO para el tratamiento de su información conforme a lo dispuesto en esta política.
Nuestro compromiso es garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice de manera ética, segura y transparente, promoviendo la confianza de nuestros usuarios y cumpliendo con las disposiciones legales aplicables.
NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de WEPAGO se establece en cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales en Colombia y otras jurisdicciones en las que la empresa opere. En particular, se fundamenta en las siguientes disposiciones:
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
Ley Estatutaria 1266 de 2008
Ley 1273 de 2009
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decreto 1074 de 2015
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
Con base en esta normatividad, WEPAGO se compromete a garantizar la seguridad, confidencialidad y adecuado uso de los datos personales recolectados, asegurando su tratamiento conforme a los principios de legalidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, veracidad y finalidad legítima.
DESTINATARIOS
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a todas las personas naturales cuyos datos sean recopilados, almacenados, utilizados, transmitidos o procesados por WEPAGO en el desarrollo de sus operaciones.
Los destinatarios de esta política incluyen, pero no se limitan a:
Clientes y Usuarios: Personas naturales y juridicas que utilizan los servicios de WEPAGO para la gestión y pago de facturas, cobros y otras operaciones financieras.
Empresas Recaudadoras y Comercios Afiliados: Entidades comerciales o jurídicas que se vinculan a WEPAGO para recibir pagos o gestionar cobros a través de nuestra plataforma.
Proveedores y Aliados Estratégicos: Empresas y personas naturales que suministran productos o servicios a WEPAGO, incluyendo entidades financieras, pasarelas de pago, empresas de tecnología y servicios de soporte.
Empleados y Colaboradores: Personal vinculado laboralmente o bajo contratos de prestación de servicios, incluyendo consultores, asesores y contratistas que interactúan con WEPAGO y cuya información es tratada en el marco de la relación contractual.
Autoridades y Entidades de Control: Organismos gubernamentales o entidades reguladoras que, en virtud de la ley, requieran acceso a la información para fines de supervisión, fiscalización o cumplimiento de obligaciones legales.
Terceros Autorizados: Cualquier otra persona natural o jurídica con quien WEPAGO comparta datos personales bajo una relación contractual, legal o con el consentimiento previo del titular de los datos.
El tratamiento de los datos personales de los destinatarios mencionados se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, confidencialidad y acceso restringido, garantizando la protección de la información y el respeto por los derechos de los titulares.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se entenderán las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de WEPAGO.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Sensible: Información que afecta la privacidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de origen racial o étnico, convicciones religiosas, datos biométricos o estado de salud.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asociación con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. En este caso, WEPAGO es el responsable del tratamiento de los datos recopilados en su plataforma.
Titular de los Datos: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia de Datos: Envío de datos personales a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
Transmisión de Datos: Comunicación de datos personales a un encargado del tratamiento para que los procese por cuenta del responsable.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de los datos para informarle sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información y la forma en que puede acceder a ellas.
Reclamo: Solicitud del titular de los datos para corregir, actualizar o suprimir información, o para revocar la autorización del tratamiento de datos.
Las definiciones aquí establecidas garantizan claridad y precisión en la interpretación y aplicación de esta política, asegurando el cumplimiento normativo y la protección de los derechos de los titulares.
PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales en WEPAGO se regirá por los siguientes principios fundamentales, con el fin de garantizar la seguridad, confidencialidad y uso adecuado de la información:
1. Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales debe realizarse conforme a lo establecido en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales.
2. Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al titular, clara y acorde con la Constitución y la ley.
3. Principio de Libertad: El tratamiento solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin la debida autorización o sin un mandato legal.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se tratarán datos parciales, incompletos o que puedan inducir a error.
5. Principio de Transparencia: Se garantiza a los titulares el derecho a obtener información sobre sus datos personales y el tratamiento que se les da, en cualquier momento y sin restricciones.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de estos, de las disposiciones legales y de los derechos de los titulares. Solo podrán ser suministrados a terceros cuando exista autorización del titular o una obligación legal que lo permita.
7. Principio de Seguridad: Los datos personales bajo el control de WEPAGO serán protegidos mediante medidas técnicas, administrativas y organizacionales necesarias para evitar su pérdida, adulteración, acceso no autorizado o uso fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las bases de datos.
9. Principio de Proporcionalidad: El tratamiento de los datos personales será limitado a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de los fines autorizados por el titular.
Estos principios garantizan que WEPAGO actúe con responsabilidad y ética en el manejo de la información personal, asegurando el respeto por los derechos de los titulares y el cumplimiento normativo aplicable.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
WEPAGO solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
En virtud de su naturaleza y objeto social, WEPAGO recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, elabora, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
La autorización que le otorgan a WEPAGO los titulares de la información permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas.
WEPAGO, conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Así mismo, en WEPAGO cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:
a. Datos sensibles
Para el tratamiento de datos sensibles, WEPAGO informará al titular de los datos lo siguiente:
Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
b. Datos de niños, niñas y adolescentes.
WEPAGO se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
Para efectos de cumplir lo anterior, WEPAGO actuará de conformidad con lo siguiente:
Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.
WEPAGO informa a los titulares de la información que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico, y (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En virtud de lo anterior, WEPAGO podrá obtener autorización del titular de los datos a través de diferentes medios, tales como, autorización verbal, escrita, sea esta última otorgada por canales físicos o virtuales diseñados para tal fin.
DERECHOS DEL TITULAR
Los titulares de los datos personales tratados por WEPAGO tienen los siguientes derechos, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de protección de datos el titular tiene derecho a:
Conocer, acceder y consultar de manera gratuita los datos personales que han sido recopilados y tratados por WEPAGO, así como la finalidad de su uso.
Solicitar la actualización o corrección de sus datos personales en caso de que sean inexactos, incompletos o desactualizados.
Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:
No sean necesarios para la finalidad con la que fueron recolectados.
Se haya superado el período autorizado para su tratamiento.
Se haya revocado la autorización previamente otorgada.
Se esté realizando un tratamiento indebido o contrario a la ley.
Este derecho no será aplicable cuando el titular tenga una relación contractual vigente con WEPAGO o cuando exista una obligación legal que impida la eliminación de los datos.
Revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.
Oponerse al tratamiento de sus datos cuando considere que sus derechos y libertades fundamentales podrían verse afectados.
Presentar peticiones, quejas o reclamos ante WEPAGO o ante la autoridad de protección de datos competente, en caso de considerar que el tratamiento de su información ha sido realizado en contravención de la normativa vigente.
Solicitar que sus datos personales sean entregados en un formato estructurado y de uso común, cuando sea técnicamente posible, para ser transferidos a otro proveedor de servicios.
Conocer las políticas de tratamiento de datos personales de WEPAGO, así como a ser informado sobre los cambios que se realicen en ellas.
Para ejercer estos derechos, el titular podrá contactarse con WEPAGO a través de los canales de atención habilitados, conforme a los procedimientos establecidos en la presente política.
En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
DEBERES DE WEPAGO EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
WEPAGO, en su rol de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, se compromete a cumplir con los siguientes deberes conforme a la normativa vigente:
Garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales bajo su custodia, implementando medidas técnicas, administrativas y organizativas adecuadas para prevenir su acceso, uso o divulgación no autorizados.
No divulgar ni compartir los datos personales con terceros sin la autorización del titular, salvo en los casos en que sea requerido por una autoridad competente o por disposición legal.
Informar de manera clara, suficiente y previa a los titulares sobre la finalidad y el alcance del tratamiento de sus datos personales.
Obtener la autorización expresa, previa e informada del titular, salvo en los casos en los que la ley no lo requiera.
Asegurar que el tratamiento de los datos se realice con base en principios de legalidad, transparencia y lealtad.
Atender las solicitudes, consultas y reclamos de los titulares en los términos y plazos establecidos por la normativa de protección de datos personales.
Permitir a los titulares el acceso, actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales cuando así lo soliciten.
Conservar los datos personales únicamente por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, o según lo exija la normativa aplicable.
Eliminar los datos personales cuando hayan cumplido su propósito o cuando el titular solicite su supresión y no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
Informar a la autoridad de protección de datos personales sobre cualquier incidente de seguridad que pueda afectar los derechos de los titulares.
Reportar a las autoridades competentes cualquier infracción a la normativa de protección de datos que pudiera representar un riesgo para los titulares.
Capacitar a su personal sobre la importancia del cumplimiento de la normativa de protección de datos y la correcta gestión de la información personal.
Implementar políticas internas de protección de datos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales.
El cumplimiento de estos deberes es fundamental para garantizar el respeto a los derechos de los titulares y la transparencia en el tratamiento de la información personal.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Los titulares de la información podrán hacer uso de los siguientes procedimientos, cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo.
A. Consultas
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de WEPAGO.
De acuerdo con lo anterior, WEPAGO garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.
Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por WEPAGO.
La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de ésta.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
B. Reclamos
Corrección, actualización y supresión
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de WEPAGO deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.
Requisitos para presentar un reclamo:
Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.
En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, WEPAGO entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando WEPAGO no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.
En el caso, que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto.
Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la SIC, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante WEPAGO, como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Supresión de la información y revocatoria de la autorización:
WEPAGO, ha adoptado un proceso interno para aquellos casos en que se presenten solicitudes de supresión de la información y/o de revocatoria de la autorización.
CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
WEPAGO tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.
Correo electrónico: para realizar una reclamación acerca del manejo de datos personales, los titulares de la información pueden enviar una solicitud al correo electrónico [email protected]
Página web: En la página web oficial https://wepago.com/ el consumidor puede adicionalmente conectarse con WEPAGO utilizando la opción “Enviar una solicitud” desde la sección “Contáctanos” que allí se encuentra, incluso para sugerencias, felicitaciones o solicitudes de información.
WEPAGO se compromete a garantizar una atención ágil y eficiente, respetando los derechos de los titulares de los datos personales y cumpliendo con las disposiciones legales aplicables.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Eventualmente WEPAGO, como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.
WEPAGO está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.
En virtud de esta relación de intercambio, WEPAGO ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad.
En aras de proteger la información, WEPAGO verificará si la SIC ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normatividad vigente en el país receptor de la información, así como, en ambos casos, las políticas y procedimientos del encargado o responsable (según el caso que aplique), para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.
RELACIONAMIENTO CON TERCEROS Y/O ENCARGADOS
En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, WEPAGO velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.
En atención a lo anterior, WEPAGO, sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.
En este sentido, WEPAGO podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.
WEPAGO velará por contar con procedimientos para que una vez finalizada la relación legal o contractual con el tercero y/o encargado de la información personal, se recoja, elimine, destruya, o realice cualquier otra actividad que WEPAGO considere pertinente para dar un adecuado tratamiento a la información que hubiese sido compartida con dicho tercero y/o encargado.
VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue actualizada el día 6 de febrero del año 2025 y empieza a regir a partir de esa misma fecha.